KI-Dokumentation in der Arztpraxis: was die DSGVO wirklich verlangt

Viele Praxen fragen zuerst: „Dürfen wir das überhaupt?" Die ehrliche Antwort ist
selten das Problem. Das Problem ist fast immer die Nachweisführung.

Die DSGVO verbietet KI-gestützte Dokumentation nicht. Sie verlangt, dass Sie
begründen können, wo Gesundheitsdaten verarbeitet werden, wer sie sieht und wie
lange sie bleiben.

Die kurze Antwort

- Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) — das gilt unabhängig
davon, ob ein Mensch oder ein Modell den Text schreibt.
- Rechtsgrundlage ist die Behandlung, nicht die Einwilligung — außer Sie nutzen die
Daten für etwas anderes als die Behandlung.
- Ein KI-Entwurf ist ein Entwurf. Die Ärztin prüft und unterschreibt.
- Sie brauchen keinen Zertifikatszettel. Sie brauchen eine belastbare Antwort auf
vier Fragen.

Die vier Fragen, die tatsächlich geprüft werden

1. Wo werden die Daten verarbeitet?
„EU-Hosting" ist eine Aussage, kein Nachweis. Fragen Sie nach der Liste der
Auftragsverarbeiter und nach dem Ort der Verarbeitung pro Komponente — Spracherkennung
und Sprachmodell sind oft zwei verschiedene Anbieter.

2. Wird Audio gespeichert?
Bei Notat.ai wird die Aufnahme in kurzen Sequenzen verarbeitet und gelöscht; sie
liegt nicht als Datei vor. Wenn ein Anbieter diese Frage nicht eindeutig beantwortet,
ist das ein Risikosignal und kein Detail.

3. Werden die Daten zum Training verwendet?
Die Antwort muss „nein" lauten — und sie muss für alle Unterauftragsverarbeiter
gelten, nicht nur für den Hauptanbieter.

4. Wie lange bleiben Notizen und Protokolle?
Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus ärztlicher Dokumentationspflicht und
landesrechtlichen Vorgaben. Der Anbieter muss Ihnen sagen, was er speichert und
wie Sie es löschen lassen können.

Was sich durch KI ändert — und was nicht

Nicht die Verantwortung. Was sich ändert, ist die Menge an Text, die entsteht, bevor
Sie ihn sehen.

Genau hier geht die Einführung häufig schief: Der Entwurf ist lang, flüssig und
plausibel, und er wird unterschrieben, weil er plausibel aussieht. Das ist keine
sorgfältige Dokumentation, das ist eine Prüfung der Oberfläche.

Sorgfältig ist es, wenn Sie die *Fakten* gegen das Gespräch prüfen, nicht die Prosa
gegen die Vorlage. Wenn Sie nicht erkennen können, an welcher Stelle des Gesprächs
ein Symptom, eine Dosierung oder eine Einschätzung herkommt, können Sie sie nicht
prüfen.

Der Ablauf, der einer Prüfung standhält

1. Patientin oder Patient wird informiert; Aufnahme nur mit der gebotenen Grundlage.
2. Gespräch wird aufgenommen, Fakten werden extrahiert.
3. Sie prüfen die Fakten — nicht den fertigen Text — und korrigieren.
4. Der Text wird aus den korrigierten Fakten geschrieben.
5. Sie lesen, korrigieren und unterschreiben.

Die Reihenfolge ist der Punkt. Sind die Fakten zuerst geprüft, ist die Unterschrift
eine Bestätigung. Kommt der Text fertig an, ist die Unterschrift eine Hoffnung.

Was Sie nicht brauchen

Sie brauchen keinen Genauigkeitsprozentsatz. Die Zahlen, die in der Branche
zirkulieren, sind häufig unbelegt und sagen nichts über Ihre Fachrichtung, Ihre
Sprache und Ihre Mikrofone.

Sie brauchen einen Ablauf, in dem Fehler sichtbar werden, bevor sie in die Akte
gelangen.

Zum regulatorischen Status

Wir schließen die EU-MDR-Dokumentation für das Dokumentationswerkzeug ab. Bis dahin
sollten Sie uns — wie jeden anderen Anbieter ohne unterzeichnete
Konformitätserklärung — nicht als zertifiziertes Medizinprodukt einordnen. Fragen
Sie nach dem Status und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

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*Notat.ai erstellt Entwürfe für Behandlungsdokumentation aus dem Gespräch. Die
Ärztin prüft die Fakten, liest und unterschreibt. Audio wird nicht gespeichert, und
klinische Daten werden nicht zum Modelltraining verwendet.*